Como otimizar o uso do tempo
Depois de alguns bons anos trabalhando e pesquisado sobre métodos organizacionais, descobri que o maior entrave para a grande maioria das pessoas em tentar organizar seus espaços, seu material, sua casa, tarefas ou os seus projetos se dá principalmente porque não encara que têm uma bagunça para organizar, o que já deixa a organização preguiçosa e complicada.
Estamos sempre tomando decisões sobre como administrar melhor a forma de dispor do nosso tempo. E também nos deparando com as conseqüências dessas decisões. Muitas vezes não gostamos delas em virtude da lacuna entre a maneira como usamos nosso tempo e o que acreditamos ser realmente importante em nossas vidas.
Para conseguir ter organização e mantê-la, você precisa criar métodos e procedimentos específicos é uma rotina que deve estar inserida na sua vida. Estabeleça prazos de intervalo; uma vez por dia, por semana, por mês, e quantas vezes. Tudo depende das necessidades pessoais de cada um.
É importante que você identifique os métodos que escolheu, escreva-os para que você possa fazê-los de maneira eficiente, simples, e organizada.
Se você tem aquele quartinho entupido de tralhas cheio de coisas (nem sempre úteis), claro que você pode comprar alguns organizadores, prateleiras ou armários e tentar arrumar tudo, mas no fim, você ainda terá um quartinho abarrotado e cheio de coisas que nem sempre são úteis.
Como reduzir: pegue tudo do quarto ou gaveta ou de qualquer outro espaço esvazie-o, e só reponha aqueles itens que você realmente gosta e realmente usa. Se você não tiver certeza de algo coloque numa caixa de “talvez”.
Etiquete-a com uma descrição e data, e seis meses depois, quando você verificar que não usou ou não usará, dê um fim.
Reduzir a complexidade e dividir as tarefas em etapas são duas técnicas que conduzem à eficiência.
A mesma coisa acontece com a gerência de tempo: você pode organizar um horário certinho, mas ainda estará cheio de tarefas.
Se você tiver 20 coisas a fazer hoje, e reduzi-las a somente três tarefas mais importantes, você não precisa mais de uma agenda abarrotada com lembretes e listas de “a fazer”.
- Lembrou coisa importante escreva.
As nossas mentes são maravilhosas, mas vivem vacilando. Não nos lembramos de coisas quando temos de lembrar, e lembramos quando não precisamos. Não entupa sua mente com coisas que ficam tirando o sossego, escreva. Tenha sempre por perto um bloquinho de anotações de bolso onde você for, e escreva assim que, lembrar em algo importante. Depois ponha na sua agenda se for necessário. Assim, não há como esquecer de nada e pode se concentrar no que esta fazendo.
- Tudo em seu lugar.
Relacionado à dica acima, cada item deve ter um lugar próprio.
Para onde vão suas chaves do carro? Ao lado da porta é o melhor lugar você nunca as perderá novamente. Para onde vão suas canetas, revistas, ferramentas de trabalho...
Cada item deve ter uma “casa”, e se ele não tiver, é preciso criar um.
Os lembretes podem ajudar e a partir daí se você encontra algo na sua mesa, na sua cama ou na escrivaninha, você já sabe que ele não pertence àquele lugar. Encontre a “casa”: designada - não simplesmente deixe algo em qualquer lugar.
- Tenha uma caixa de entrada.
Bem, de fato você precisa de duas caixas de entrada - um para a casa e um para o trabalho.
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